birmaga.ru
добавить свой файл

1

Сравнение существующих систем электронного документооборота


Круковский М.Ю. Киев 2006.
Системы электронного документооборота имеют достаточно широкую сферу применения, как в бюрократической деятельности организаций, так и в текущих производственных процессах предприятий. Эти системы имеют разное эволюционное происхождение из нескольких исторических областей знаний, которые развивались долгое время параллельно и пересеклись между собой лишь в последнее время.

Такое состояние систем электронного документооборота предопределяет сложность и неоднозначность проведение оценок и сравнений систем. Во время сравнительных исследований распространены случаи, когда эксперты дают позитивную оценку благодаря субъективной оценке функциональных возможностей систем.

Для получения более объективной оценки было решено рассмотреть несколько разных сравнительных исследований, которые были проведены экспертами из разных стран над достаточно большим количеством систем электронного документооборота.
Gartner.

Международная экспертная компания Gartner в октябре 2004 года провела независимое исследование систем электронного документооборота. В исследовании принимали участие известные специалисты в отрасли информационных технологий, а именно: Karen Snegda, Kenneth Chin, James Lundy, Toby Bell, Debra Logan и Tom Eid.

Во время исследования происхождения систем специалисты пришли к выводу, что это направление информационных технологий появилось в результате нескольких разных направлений. Произошло слияние технологий по интегрированному управлению документами организаций, разветвленному управлению документами через WEB и нескольким направлениям автоматизации офисных процессов. В будущем ожидается присоединение других, ранее независимых, технологий, а именно: управление цифровыми данными предприятия и управление корпоративной почтой предприятия.

Специалисты ожидают, что последующее слияние породных технологий, а также поглощение производителями один другого приведет к последующему росту уровня приложений. Например, с достоверностью 60% специалисты ожидают, что до 2007 года 50% производителей систем пройдут путем увеличения и поглощения. С достоверностью 90% ожидается, что до 2008 года 75% больших компаний, которые входят в Global 2000, будут применять системы электронного документооборота для решения своих повседневных задач.


Во время исследований были выделены следующие основные функции:

- Управление документами для регистрации входящих и исходящих документов, контроль версий документов, библиотечные и архивные функции документов;

- Системы динамического управления содержанием документов и информационных разделов с учетом прав доступа и модификации пользователей;

- Управление записями для получения юридически обоснованных управленческих решений, долгосрочное хранение и поиск по массивам документов;

- Превращение бумажных документов в цифровой вид с последующим хранением и поиском по документам;

- Поддержка взаимодействия рабочих групп, особенно проектных групп, с отслеживанием версий изменений документов;

- Поддержка управления бизнес- и управленческими процессами, маршрутизация форм, постановка задач, отслеживания состояний и проведения проверок.

На основании проведенных исследований большого количества систем специалисты определили те из них, которые имеют значительные перспективы развития и распространения. На основе определенных систем была получена и объединена аналитическая информация в так называемый квадрант Гартнера, что показан на рисунке ниже


Рисунок 1.1. Квадрант Партнера по СЭД.
Согласно квадранту, производитель систем электронного документооборота рассматривается с точки зрения двух категорий: полноты виденья и возможности реализации. Согласно этим категориям выделяются четыре типа: Возможные лидеры (Challengers), Лидеры (Leaders), Специализированные (Niche Players) и Перспективные участники (Visionaries).
Лабораторія інформаційних систем МФТІ ГУ.

Целью исследования [] стояло выявление текущего состояния рынка электронного документооборота, распространенности систем и отношения пользователей к существующим системам. Во время исследований были рассмотрены десять российских и западных систем электронного документооборота.


Были опрошены 239 специалистов разного профиля: пользователи СЭД, люди, которые выбирают СЭД, администраторы и технические специалисты. Была исследована популярность платформ, после чего был создан рейтинг популярности. Кроме того, было исследовано влияние стоимости систем на их привлекательность, а также на привлекательность примененных платформ. После этого было оценено, насколько влиятельными являются полученные параметры при принятии решения по выбору системы. На основе полученных данных была создана математическая модель, которая предоставила возможность получить общий рейтинг рассмотренных СЭД.
Рейтинг популярности ключевой функциональности СЭД. Опрошены 239 специалистов, каждый из них оценил важность каждой функциональной возможности по 100-бальной шкале. Потом результат был усреднен и округлен к целым числам на основе формулы:



Полученные результаты приведены в таблице 1.1.

Функция

Средний балл по 100-бальной шкале

Защита от сбоев

98

Словари и справочники

95

Генерация отчетов

94

Сохранение документов разных форматов

94

Регистрация документов

93

Удаленный доступ

91

Ролевые сценарии

82

Внутренняя почтовая служба


82

Задания маршрутов

81

Полнотекстовый поиск

78

Сложные документы

77

Списание информации в архив

74

Графический дизайн маршрутов

73

Сканирование

73

Ролевые права доступа

73

Дизайнер форм документа

72

Контроль терминов поручений

71

Коробочная версия

69

Шифрование

67

Автоматическое сообщение

64

Поиск по реквизитам

63

Редактор отчетов

63

Распознание сканированного текста

62

Поддержка электронной подписи

61

Поиск через WEB

57

Интегрированные средства предварительного просмотра отчета


56

Стационарная клиентская часть

56

Распознавание «на лету»

54

Контроль морфологии

53

Поддержка проектной работы

52

Поиск по форме

42

Поддержка twain- совместимых сканеров

41

Интегрированные средства предварительного просмотра документов

38

Поддержка нескольких платформ

38

Протокол обработки

34

Возможность работы через WEB

33

Осуществление e-mail рассылки

32

Поддержка потокового сканирования

25

Таблица 1.1. Оценка важности ключевой функциональности
Рейтинг соответствия стоимости ожиданиям пользователей. Рейтинг был рассчитан на основе опроса 239 специалистов. Специалистам предложили выставить 100 баллов тем системам, которые полностью оправдали их ожидания и 0 баллов тем системам, которые совсем не оправдали. После опроса результат был обработан по следующей формуле:

Система


Стоимость

Полученный балл

1C:Архив, 1С

$490

100

ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН

От $595

88

OfficeMedia, Интертраст

От $250

85

Золушка, НТЦ ИРМ

От $1500

83

Эффект-офис, Гарант Интернешнл

$1840

79

ДЕЛО, ЭОС

От $1900

76

Євфрат, Cognitive Technologies

$1940

72

БОСС-Референт, Ай Ти

От $2500

51

Optima-Workflow, Оптима

$3950

48

PayDox, Интерфейс

$5000

35

LANDOCS, Ланит

От $5500

31

ГранДок, Гранит Центр

От $6500

23

Таблица 1.2. Оценка соответствия стоимости ожиданиям

Отдельно специалисты были опрошены относительно того, какое место в принятии решения выбора определенной СЭД занимают функциональные возможности системы и платформы, стоимость системы и платформы. Специалистов попросили оценить вес каждого параметра, который учитывается во время принятия решения, в долях от единицы. Полученный результат был обработан по формуле:




Параметр

Оценка важности от 0 до 1

Функциональность системы

0.30

СУБД

0.20

Стоимость СУБД

0.19

Стоимость системы

0.31

Таблица 1.3. Удельный вес параметров принятия решения.
Рейтинг технического совершенства СЭД. На основе таблицы функциональности и рейтинга важности функций СЭД был рассчитан рейтинг технического совершенства СЕД. Полученные данные были рассчитаны по следующей формуле:



Согласно примененной методологии расчета рейтингов, все баллы, которые были набраны разными СЭД были отрегулированы по 100-бальной шкале. При этом 100 баллов получила СЭД, набравшая больше всего баллов.

Система

Минимальная комплектация

Максимальна комплектация

Евфрат. Cognitive Technologies

100

100

Optima-Workflow, Оптима

70

86

БОСС-Референт, Ай Ти

62

81

LANDOCS, Ланит


62

79

ДЕЛО, ЭОС

63

76

OfficeMedia, Интертраст

61

73

1C:Архив, 1С

59

73

ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН

57

69

Золушка, НТЦ ИРМ

59

65

PayDox, Интерфейс

63

63

ГранДок, Гранит Центр

60

60

Эффект-офис, Гарант Интернешнл

47

52

Таблица 1.4. Рейтинг технического совершенства СЭД.
Рейтинг технических возможностей платформ. Рейтинг был рассчитан на основе опроса 239 специалистов, которым было предложено оценить технические возможности каждой платформы по 100-бальной шкале. Полученные результаты были обработаны следующей формулой:



Используемые платформы

Средний балл по 100 бальной шкале

Lotus Domino

100

Oracle


92

MS SQL Server

74

DB/2

61

НИКА

57

ZoDB

39

MS Access

32

Таблица 1.5. Рейтинг технических возможностей платформ.
Рейтинг соответствия стоимости платформ ожиданиям пользователей.

Рейтинг был рассчитан на основе опроса 239 специалистов. Специалистам было предложено выставить 1 балл платформам, стоимость которых отвечает ожиданием пользователей и 0 баллов тем платформам, которые не отвечают. Полученные результаты были обработаны по формуле:



где - балл, выставленный специалистом –й платформе;

Используемая платформа

Стоимость

Полученный балл

НИКА

$0

100

ZoDB

$0

100

MS Access

Від $250

94

MS SQL Server

Від $600

91


Oracle

Від $3700

83

Lotus Domino

Від $4670

67

DB/2

$1270

39

Таблица 1.6. Оценка соответствия стоимости платформы ожиданиям.
На основе предварительно рассчитанных данных был рассчитан общий рейтинг СЭД с учетом технических возможностей систем, привлекательности систем и платформ, а также стоимости системы и их платформ. Использована формула:






Система

Общая оценка

1

Евфрат. Cognitive Technologies

82

2

OfficeMedia, Интертраст

81

ЭСКАДО, Интерпроком ЛАН

81

3

ДЕЛО, ЭОС

79

4

Золушка, НТЦ ИРМ

78

5

1C:Архив, 1С

77

6

Optima-Workflow, Оптима

73


БОСС-Референт, Ай Ти

73

7

Эффект-офис, Гарант Интернешнл

72

8

LANDOCS, Ланит

67

9

PayDox, Интерфейс

62

10

ГранДок, Гранит Центр

57

Таблица 1.7. Общая оценка СЭД.
Таким образом, рейтинг очерчивает спектр интересов пользователей. В результате массовости рынка малых предприятий, большинство пользователей представляют интересы небольших компаний. Для этих компаний наиболее важной является стоимость системы, и они согласны принять значительное сужение функциональных возможностей. В то же время, представители средних и больших предприятий сосредоточиваются на возможностях системы и свойствах использованной платформы.
Академия Педагогических Наук Украины.

В 2004 году известный украинский специалист в сфере электронного документооборота Н.Т. Задорожная защитила диссертацию на тему «Управляемое проектирование документооборота в управленческих информационных системах» []. В этой диссертации впервые был сделан сравнительный анализ СЭД с точки зрения прикладного применения в Украине.

Было исследовано 10 СЭД, наиболее широко используемых в Украине сегодня. Были исследованы таки черты СЕД как: хранилище документов, делопроизводство и автоматизация деловых процессов, администрирования и безопасность, и другие особенности. Обобщенные результаты исследования приведены в Таблице 1.7.

Функции


Documentum 4i

Ultimus Workflow

Docs pen

Work Expedition

ОПТІМА Workflow

БОСС-Референт

LanDocs

Дело

Постскриптум

Megapolis.

Документообіг

Хранилище документов

Организация хранилища

10

0

8

0

4

6

6

8

8

7

Ввод в хранилище

10

1

2

0

9

9

8

7

5

6

Организация поиска

10

0

10

7

8

5

8

5

7

8

Веб- доступ


10

8

10

10

20

9

10

7

10

5

Общая оценка

40

9

30

17

27

29

32

27

30

26

Делопроизводство

Создание документов

8

0

6

0

5

8

8

8

8

7

Регистрация

5

0

5

0

8

8

8

8

7

6

Наложение резолюций

0

0

0

0

8

8

8

8

9


7

Коллективная работа

10

0

9

7

7

8

7

2

8

8

Библиотека

0

0

0

0

0

0

0

2

5

5

Общая оценка

23

0

20

7

28

32

31

28

37

33

Автоматизация деловых процессов

Описание деловых процессов

8

9

7

7

10

4

0

0

7

7

Выполнение процессов

8

7

8

8

10


2

0

0

7

7

Общая оценка

16

16

15

15

20

6

0

0

14

14

Администрирование и безопасность

Права, роли

10

3

8

7

7

6

9

4

9

8

Криптография, ЕЦП

5

3

0

5

2

4

10

3

10

10

Пароль

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Резервное копирование

0

0


0

10

5

8

6

5

8

10

Общая оценка

28

11

13

35

26

31

38

23

40

39

Другие особенности

Поддержка состояний

5

0

0

0

0

4

5

3

4

4

Совместимость с ODMA

8

0

8

0

0

0

0

0

0

0

Уровень готовности

5

8

8

8

7

8

8

10

8

8

Технология

делопроизводства


0

0

0

0

5

5

5

5

5

5

Украинизация

0

0

0

0

0

0

0

0

5

5

Общая оценка

22

8

16

8

12

17

18

18

22

22

Таблица 1.7. Результаты исследования СЭД в Украине.