birmaga.ru
добавить свой файл

1

Раздел 1 — Введение и порядок работы с комплектом средств ООН

  • Введение


  • Что такое Комплект средств по управлению документацией?

  • Почему управление документацией играет важную роль?

  • Для кого предназначен Комплект средств и как пользоваться им?

  • На каких частях Комплекта средств мне следует сосредоточить свое внимание?

Дополнительная информация

Страницы АРМС во внутренней сети: http://iseek.un.org/m210.asp?dept=579*

Страницы АРМС в Интернете: http://www.un.org/depts/archives

Эл. почта: arms@un.org
Факс Штаб-квартиры: +1 212 963 4414
Факс Центра документации: +1 212 963-8686

Введение


Документация и информация являются важными активами ООН, поддерживают работу Организации, обосновывают и документируют процесс принятия решений, являются средствами подтверждения и отчетности. Без доступа к документации Организация не сможет работать. Действенное управление документацией выполняет двойную задачу ведения и оценки документации, необходимой для работы, и ликвидации документации и дубликатов, которые более не требуются. Весь персонал ООН играет роль в управлении документацией, и Комплект средств был разработан в поддержку выполнения вами обязанностей по управлению документацией.

Этот Комплект средств будет поддерживать управление документацией на всех уровнях и во всех областях миротворческих операций, поскольку содержит четкие инструкции и ресурсы для управления задачами управления документацией на всех этапах работы миссии. Его цель заключается в разъяснении инструкций и принципов управления документацией всему персоналу, формировании прозрачного и всеобъемлющего комплекса руководящих указаний и процедур, которым может и должен следовать персонал при выполнении всех полевых операций, так, чтобы в результате обеспечивалось действенное управление документацией по единообразным стандартам во всех миротворческих операциях.

Применение этого Комплекта средств, выполнение процедур управления документацией, а также соблюдение устанавливаемых ими стандартов поможет вам и вашему коллективу выполнять работы в соответствии с передовыми методами управления документацией. Описанные выше преимущества будут гарантированно получены, а риски отсутствия аутентичной и надежной документации, в той мере, в которой ее наличие требуется как самой ООН, так и ее партнерами, будут уменьшены до приемлемого уровня.

Что такое комплект средств по управлению документацией?

  • Комплект средств для управления документацией представляет собой инструментарий в поддержку задач управления документацией. Этот Комплект средств представляет собой руководство, содержащее ссылки на соответствующие ресурсы, формы, контрольные перечни, документы и полезную информацию, а также пояснения, которые вы можете использовать самыми различными способами для совершенствования процесса управления вашей документацией. Ниже перечислены основные «средства», входящие в состав Комплекта:


  • Основная информация, которую следует помнить … Приводится в начале раздела и призвана сообщить вам упрощенный набор наиболее важных вопросов для понимания и освоения этой области управления документацией

  • Термин глоссария: Отдельные термины снабжены гиперссылками на Глоссарий АРМС, а также снабжены определениями в конце каждого раздела

  • Часто задаваемые вопросы: Часто задаваемый вопрос: поясняет понятия, разъясняет потребность в различных задачах управления документацией, сравнивает различные вещи и т.п.

  • Контрольный перечень: Перечень действий, которые должны быть выполнены для исполнения задачи по управлению документацией, или перечень позиций, которые должны быть выполнены в поддержку задания

  • Информация для справки: Содержит дополнительную информацию в форме удобного перечня ссылок или текста

  • Документ: Гиперссылки на документы АРМС или ООН, которые должны упоминаться или использоваться совместно с процедурами при выполнении рассматриваемой задачи, включены в текст в конце каждого раздела

  • Форма: Гиперссылки на формы, которые должны использоваться совместно с процедурами при выполнении рассматриваемой задачи, включены в текст в конце каждого раздела
  • Таблица: Содержит информацию в табличной форме для упрощения использования и понимания


Каждый комплект средств содержит:

  • Титульный лист с:

    • Содержанием заголовков первого уровня

    • Перечнем «Основная информация, которую следует помнить» по рассматриваемой теме

  • Введение

  • Подразделы, имеющие отношение к теме

  • В конце:

    • Контрольные перечни, упоминавшиеся в тексте

    • Таблицы, если они являются особенно сложными или подробными

    • Перечень других разделов Комплекта средств, тесно связанных с рассматриваемой темой

    • Документы и формы, имеющие отношение к этому разделу

    • Словарь выделенных слов

    • Часто задаваемые вопросы, имеющие отношение к этому разделу

Информация для справки

Мы настоятельно рекомендуем вам использовать этот комплект средств совместно с другими ресурсами по управлению архивами, которые вы найдете на веб-сайте АРМС (http://archives.un.org/unarms). На нашем веб-сайте вы сможете проверить свои знания при помощи программы электронного обучения управлению документацией.

Если вам нужна помощь при использовании комплекта средств или если вы хотите сообщить нам свой отзыв, обязательно свяжитесь с АРМС.

Почему управление документацией играет важную роль?


Основной задачей собственно управления документацией является оказание поддержки деятельности ООН. Обеспечение доступности документации, наличия адекватной документации по деятельности и решениям на период работы, а также своевременной ликвидации ненужной документации. Преимущества эффективной системы управления документацией:

  • Принятие решений и операции поддерживаются надлежащей и необходимой документацией

  • Документация создается и управляется в соответствии со стандартами, передовым опытом и требованиями партнеров
  • Документы содержат подтверждения проводимой политики, процесса принятия решений и действий/операций, демонстрируя подотчетность и прозрачность деятельности ООН


  • Экономится время персонала, поскольку системы регистрации соответствуют своему назначению и просты в использовании

  • Экономится время персонала благодаря эффективному поиску документации при возникновении повторной потребности в ней

  • Хранение документации и оборудование являются более дешевыми благодаря удалению ненужной документации из папок и высвобождению пространства на сервере

  • Дубликаты и старые версии идентифицируются и удаляются при первой возможности, экономя время и место

  • Документация, которая по официальному и обоснованному мнению ООН более не востребована, уничтожается надежным способом с документированием этого процесса

  • Жизненно важная документация идентифицируется, защищается и является доступной в поддержку непрерывности деятельности и работ по восстановлению в случае стихийных бедствий

  • Осуществляется надлежащая идентификация и управление небольшим объемом документации, имеющим архивную ценность.


Для кого предназначен Комплект средств и как им пользоваться?


Этот Комплект средств был составлен главным образом для персонала миротворческих сил ООН и политических полевых миссий. Тем не менее, он был составлен таким образом, что допускает легкую адаптацию к потребностям других офисов ООН, таких как Секретариат, другие места службы и отделения вне штаб-квартиры.

Каждый штатный сотрудник ООН, лично заинтересован в совершенствовании управления документацией ООН, поскольку мы вместе создаем, пользуемся и управляем документацией. Персонал, специализирующийся на вопросах управления документацией должен обладать углубленными знаниями в области управления документацией, в то время как ключевые партнеры, такие как персонал ИКТ должен сконцентрировать свои усилия на узкоспециализированных областях. Для того, чтобы помочь вам выявить наиболее важные блоки Комплекта средств мы предлагаем следующую таблицу.

На каких частях Комплекта средств следует сосредоточить свое внимание?


Разделы Комплекта средств

Сотрудник ООН

Руководитель миссии DOA/CAO

Сотрудник
по учету документации


Помощник сотрудника
по учету документации


Персонал ИКТ

Управление документацией в ООН











Создание и сбор документации









Управление чувствительной информацией












Планы папок для ведения документации миротворческих операций



 







График хранения информации о миротворческих операциях (PORS)



 







Управление электронной почтой











Управление записями в специальных форматах

 

 







Организация хранилища документации миссии

 







 

Управление документацией миссии в хранилище документации миссии

 

 



 

Готовность к чрезвычайным ситуациям в хранилище документации миссии

 







 

Управление рисками и защита жизненно важных записей

 









Передача документации в АРМС ООН



 





 

Доступ к записям в архивах ООН









Уничтожение документации



 







Обзор систем управления документацией