birmaga.ru
добавить свой файл

1
З

Финансовые системы


Это один из разделов сборника советов для общественных организаций,

отражающего мнение спонсоров. Его назначение в том, чтобы стимулировать

поиск ответов на вопросы, а не давать строгие инструкции.


Советы для укрепления организационного потенциала


Финансовые системы

Советы по созданию подотчетной и прозрачной финансовой системы для обретения финансовой устойчивости.
Эти советы включают разделы о задаче финансовых систем и механизме финансового контроля и проверки.



Разработка проекта

Советы по разработке и реализации проекта, и основные вопросы, которые следует задать в ходе этого процесса.

Составление бюджета

Советы по подготовке бюджета, затрагивающие главным образом его цель, этапы подготовки и составные элементы.


Контроль и оценка

Советы для анализа и оценки прогресса в области достижения целей, определения проблем и путей их решения, и корректировки планов.
Мобилизация ресурсов

Советы по привлечению ресурсов на местном уровне для укрепления организационного потенциала и благотворительной помощи местному сообществу.


Оформление заявки

Советы по составлению и оформлению заявки о выделении гранта, включая основные элементы, от которых зависит успех ее рассмотрения.

Отчеты спонсорам

Советы по налаживанию и укреплению ваших отношений со спонсорами после получения гранта.

АДАЧИ ФИНАНСОВОЙ СИСТЕМЫ

Финансовые системы помогают получить информацию для планирования и разработки планов мероприятий вашей организации. Они также помогают в осуществлении контроля и управлении ресурсами, необходимыми для выполнения вашей работы. Приведенные советы охватывают базовые меры, которые понадобятся для достижения финансовой устойчивости вашей организации.

Демонстрируя правильное распоряжение ресурсами, организации гражданского общества показывают свою подотчетность перед спонсорами и другими заинтересованными сторонами, что помогает им обрести репутацию надежного получателя средств инвесторов. К другим доводам в пользу совершенствования финансовой системы относятся следующие:


  • финансовые системы и финансовый потенциал помогают организации принимать верные решения на основе информации о движении денежной наличности и имеющихся ресурсах;

  • текущий контроль средств или сравнение фактического объема доходов и расходов с намеченным в бюджете помогает руководителям обеспечить наличие необходимых средств для завершения работы;

  • многие правительства требуют, чтобы зарегистрированные благотворительные организации вели бухгалтерский учет, отражающий их доходы и расходы;

  • спонсоры требуют предоставления отчетов, доказывающих, что гранты были использованы по целевому назначению;

  • внедрение механизма финансового контроля и четкого порядка бухгалтерского учета помогает обеспечить целевое использование средств;

  • прозрачность, четкое планирование и реалистичные прогнозы укрепляют доверие к вашей организации.

ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЬ И ПРОВЕРКА

Механизмы финансового контроля и проверки выполняют двойную роль, обеспечивая внутренние потребности и внешние требования. Системе финансового контроля и проверки присущи пять основных элементов, а именно:

  1. Бухгалтерский учет (дебиторской и кредиторской задолженности): внедрите процесс учета каждой финансовой операции в форме ведения бумажной документации, электронной базы данных и копируйте все записи в виртуальный архив. Вашей организации может потребоваться показать, какие были получены средства, и на что они были израсходованы.



Бухгалтерский учет должен быть последовательным. Выберите метод и график регулярного составления отчетов о доходах и расходах, которые в наибольшей мере подходят вашей организации. Это понадобится в том случае, если в организации проводится проверка или спонсор запросит сведения по конкретной операции или статье расходов.
Следует также внедрить систему учета пожертвований от частных лиц, чтобы регулярно информировать доноров о состоянии дел в организации или обращаться с просьбой о ежегодных или повторных инвестициях. Следует внедрить отдельную систему бухгалтерского учета для средств, полученных от фондов, с указанием запрошенной суммы и выделенных средств, даты получения средств, целевого назначения расходов и требований по отчетности, чтобы вы были в состоянии представить финансовые записи по просьбе спонсора или в случае проверки.


  1. Финансовое планирование: При помощи финансового планирования задачи вашей организации обретают форму бюджета. Этот бюджет служит в качестве главного руководящего плана для ваших сотрудников и управляющего совета. Для спонсоров он является публичным документом о том, как вы намерены потратить полученные средства. Финансовое планирование позволяет проанализировать состояние дел в вашей организации, изучить успехи и неудачи прошлых лет. Планирование также позволяет делать прогнозы и ставить задачи, подсказывает стратегию успешной работы в будущем.



  1. Финансовый контроль и отчетность: на основе данных бухгалтерского учета ваша организация может составлять внутренние отчеты, которые помогут оценить прогресс путем сравнения запланированных и фактических расходов. Частые проверки и контроль позволяют правлению и сотрудникам оценить прогресс вашей организации и проинформировать ответственных за решения лиц о перспективах организации или проекта. Внутренние отчеты, которые иногда еще называют служебными, позволяют вам мыслить перспективно, поскольку вы оцениваете текущее состояние дел в организации и меры, которые понадобятся в будущем для достижения ваших целей.



Материалы бухгалтерского учета также служат основой для составления "внешних" финансовых отчетов, показывающих спонсорам и прочим заинтересованным лицам, каким образом были израсходованы средства. Спонсоры могут потребовать представить финансовый отчет по завершении проекта или периодически отчитываться по мере реализации проекта.


  1. Управляющий совет: Управляющий совет (правление), представленный советом директоров либо включающий лидеров местного сообщества, распоряжается ресурсами организации. Управляющий совет должен принимать участие в утверждении бюджета, рассмотрении финансового отчета, а также согласовывать принятие мер внутреннего контроля и контролировать их выполнение. Компетентный в вопросах бухгалтерского учета казначей совета должен играть ведущую роль в обеспечении выполнения сотрудниками требований финансовой отчетности.




  1. Меры внутреннего контроля: представляют собой порядок работы организации, обеспечивающий сохранность имущества и надлежащее обращение с денежными средствами. Меры контроля помогают обнаружить ошибки в бухгалтерском учете, предотвратить мошенничество или кражу и поддерживать ответственное отношение у людей, распоряжающихся финансовыми средствами вашей организации. Смотрите во вставке примеры мервнутреннего контроля.


ДРУГИЕ СОВЕТЫ

Как только будет составлен план, вашей организации может понадобиться документально оформить свою финансовую систему, методы финансового управления и планы обеспечения устойчивости. Письменный документ может служить полезным справочным руководством для вашей организации и оказывать содействие при подготовке регулярных отчетов и обсуждении планов. Он также поможет укрепить доверие к вам со стороны заинтересованных лиц, продемонстрировав наличие у вас перспективного видения и планов работы вашей организации.

Использование финансовой системы, которая помогает создать систему сдержек и противовесов, обеспечить ваши возможности по планированию программ, успешное исполнение бюджета и оценку хода реализации программ, может существенно повысить потенциал организации до уровня, позволяющего уже думать о долгосрочных планах и финансовой устойчивости.


Примеры мер внутреннего контроля

Примеры методов обеспечения прозрачного и целевого расходования средств:


  • обеспечьте, чтобы двое людей, таких как директор и казначей совета, утверждали и подписывали документы о расходовании определенных сумм средств;

  • используйте систему учета, в которой данные вносятся в графы, соответствующие конкретному счету или контракту, чтобы не допустить возможности их изменения за счет нумерации чеков;

  • для ведения бухгалтерского учета назначайте квалифицированных и опытных сотрудников;

  • разграничьте обязанности различных сотрудников вашей организации по финансовым вопросам (например, один может отвечать за утверждение расходов, другой – за денежную наличность, а третий – за ведение документации по финансовым операциям;

  • разработайте справочное руководство по порядку ведения учета;

  • публикуйте свои финансовые отчеты, чтобы всем заинтересованным лицам было известно о привлеченных из внешних источников фондах, которые могли быть получены по заявке от имени сообщества;

  • обеспечьте, чтобы внешняя бухгалтерская или аудиторская фирма проводила регулярную проверку финансовой системы и мер контроля.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Дополнительную информацию по укреплению систем финансового управления в НПО вы можете найти на сайте организации "МАНГО" (Управленческий учет для неправительственных организаций) по адресу: www.mango.org.uk


Программа малых грантов Всемирного банка – это одна из немногих глобальных программ Всемирного банка, которая предусматривает прямое выделение грантов организациям гражданского общества через представительства Всемирного банка в разных странах. Программа малых грантов способствует зарождению и поддерживает инициативы общественного участия, благодаря которым граждане могут предпринимать инициативы, влияющие на результаты развития
www.worldbank.org/smallgrantsprogram
Всемирный банк - Департамент социального развития

Советы Юми Сера и Сьюзан Бодри, 2007 г.



ПРОГРАММА МАЛЫХ ГРАНТОВ ВСЕМИРНОГО БАНКА