birmaga.ru
добавить свой файл

1 2 ... 6 7


Лекция 6. Русская официально-деловая письменная речь

Типология официальных документов, включая письма. Язык и стиль распорядительных документов. Язык и стиль инструктивно-методических документов. Язык и стиль коммерческой корреспонденции. Реклама в деловой речи. Унификация языка служебных документов. Языковые формулы официальных документов. Требования к языку и стилю документов. Речевой этикет в документе.

6.1. Постановка вопроса

Во второй лекции мы определили интернациональные свойства официально-деловой письменной речи, установили специфику делового общения, обусловливающие требования к языковому оформлению официальных документов и выявили факторы, принципы и особенности развития официально-делового стиля русского литературного языка.

В данной лекции нам предстоит познакомиться с типологией официальных документов, включая письма, спецификой языкового оформления распорядительных и инструктивно-методических документов, коммерческой корреспонденции и рекламы в деловой речи. Мы рассмотрим также проблемы унификации языка служебных документов, выявим требования к нему и раскроем речевой этикет в документе.

В этой лекции мы не раскрываем общие правила оформления документов, включающие в себя требования к оформлению реквизитов и бланков.

6.2. Типология официальных документов


Деятельность организаций, предприятий, фирм любой страны тесно связана с ведением документации по всем аспектам их функционирования. Во второй лекции были сформулированы общие концептуальные положения официально-делового стиля русского языка, которые лежат в основе языкового оформления документов различного вида. В этом разделе полезно раскрыть типологию официальных документов.

К настоящему времени системная типология официальных документов еще не разработана. Имеется ряд оснований, по которым производится искусственное классифицирование документов (о системном и искусственном классифицировании документов см. [14]).


По содержанию и назначению выделяют такие классификационные единицы (таксоны), как распорядительные, отчетные, инструктивно-методические (справочные), плановые и другие виды документов.

По основанию «сфера человеческой деятельности» вводят такие таксоны, как управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По основанию «доступность документируемой информации» различают документы открытого пользования (доступа), закрытого доступа и конфиденциального характера.

По основанию «сроки исполнения» документы классифицируют на срочные, второстепенные, итоговые и периодические. По основанию «первичность происхождения» различают оригинал
(первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [16, с.14-15].

По основанию «адресация документов» деловая переписка разделяется на внутреннюю
и внешнюю. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения, фирмы. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документация этого типа является служебной. Внешняя деловая переписка осуществляется разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называются официальными письмами.

Появление новых информационных технологий содействовало формированию нового основания для типологии документов – «форма отправления официально-деловой корреспонденции». Это произошло потому, что наряду с традиционной почтовой пересылкой существуют электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения и др.), высылаются обычными почтовыми отправлениями.


Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют распорядительные документы, являющиеся основой всей официально-деловой документации, поскольку они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации, а также обусловливают порождение и функционирование всех документов иного вида. К последним отнесем:


  • плановую документацию;

  • инструктивно-методическую (информационно-справочную и справочно-аналитическую документацию);

  • отчетную документацию;

  • документацию по обеспечению кадрами (по личному составу);

  • финансовую документацию;

  • документацию по материально-техническому обеспечению;

  • договорную документацию и другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами, стандартами отраслей, предприятий и т.д.



следующая страница >>