birmaga.ru
добавить свой файл

  1 ... 2 3 4 5 6 7

Удаление макроса

Для того, чтобы удалить макрос необходимо выполнить следующие действия Откройте книгу, содержащую макрос, который требуется удалить. В меню Сервис выберите пункт Макрос, а затем выполните команду Макросы. В списке Находится в выберите Эта книга. В списке Имя макроса выберите имя макроса, который нужно удалить. Нажмите кнопку Удалить.
Конспект вводного инструктажа 30

Базы Данных

База данных – это совокупность специальным образом организованных данных о конкретной предметной области.

Для работы с БД используются комплексы программ, называемыми СУБД.

Реляционная база данных - в ее основе лежит понятие отношения. Объект реального мира, вместе с его свойствами (сущность с атрибутами) в теории реляционных БД называют отношением. Отношения легко описываются при помощи двумерных таблиц.


№ зач_книж

ФИО

Специал

3179

Иванов

0308

3180

Петров

0308

Реляционные таблицы обладают следующими свойствами:

- каждая строка таблицы это один элемент данных;

- все столбцы в таблице однородные, т.е все элементы в столбце имеют одинаковый тип и длину;

- каждый столбец имеет уникальное имя;

- одинаковые строки в таблице не допускаются;

- каждое поле может входить в несколько таблиц;

- порядок следования строк и столбцов в таблице может быть произвольным.

Структурные элементы реляционной БД


  1. Двумерная таблица – состоит из фиксированного количества столбцов и переменного числа строк. Описание столбцов принято называть макетом таблицы.

  2. Столбец (поле) – элементарная единица логической организации данных.

  3. Строка (Картеж, запись) – логически объединяет все поля описывающие один объект данных.

  4. Ключ – идентификация экземпляра записи.

Количество записей характеризует мощность отношения

СУБД Access

#Microsoft Access - это система управления реляционными базами данных.

Microsoft Access обладает исключительно мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную информационную систему. #

Запуск Access производится командой Пуск/Программы/Microsoft Access.

Объектом обработки Microsoft Access являются файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB.

В этот файл входят основные объекты Microsoft Access.

Главное окно Microsoft Access содержит основные элементы:        

-Заголовок окна;

-Панель инструментов;

-Строка состояния;        

-Панель объектов;

-Ярлыки инструментов;

-Списки созданных объектов.

Панель Объекты содержит значки типов объектов БД:

  1. Таблицы - используются для хранения данных и структуры базы данных.

  2. Запросы – служат для извлечения из БД только необходимую информацию, т.е ту которая соответствует определенному условию.

  3. Формы – используются для ввода, просмотра и изменения данных в таблицах, а так же для управления другими формами и отчетами.

  4. Отчеты - предназначены для вывода данных на экран и принтер

  5. Макросы
  6. Модули – это объекты содержащие программный код и предназначенные для автоматизации выполнения операция с данными.


  7. Страницы – это объекты предназначенные для работы с базой данных через Internet.

Типы данных



Создание пустой БД

Команда Файл/Создать/Новую базу данных. В появившемся диалоговом окне указать место расположения БД и нажать кнопку Создать.

Создание таблицы

Создание БД всегда начинается с таблицы.

На панели Объекты выбрать вкладку таблицы. В правой области окна выбрать способ создания таблицы, их 3:

  1. С помощью мастера

  2. С помощью конструктора

  3. С помощью импорта

Создание таблицы с помощью мастера

При нажатии на кнопку Создание таблицы с помощью Мастера появится диалоговое окно. В окне необходимо выбрать тип таблицы (Личная или Деловая). В поле Образец таблицы, выбрать необходимую таблицу и из поля Образец полей выбрать необходимые (>) или все (>>) поля. Нажать кнопку Далее. В следующем ДО ввести имя таблицы и выбрать способ задания ключей. Далее. В появившемся окне выбрать дальнейшие действия при создании таблицы и нажать кнопку Готово.

Создание таблицы в режиме конструктора

Окно конструктора таблиц состоит из 3х полей:

  1. Имя поля – в данном столбце необходимо перечислить имена полей создаваемой таблицы.

  2. Тип данных – необходимо выбрать тип данных подходящий для данного поля.

  3. Описание – ввести пояснение (необязательно).

Так же для каждого поля необходимо указать его свойства. #Предлагаемый набор свойств меняется в зависимости от выбранного типа поля. Можно указать размер поля, формат поля, маску ввода, подпись для формы, значение по умолчанию, сообщение об ошибке, запрет на пустые строки и т.д.#

После того как будут введены все поля и настроены все параметры, закрыть окно конструктора. Согласится на сохранение таблицы и ввести ее имя.


Если необходимо вновь отредактировать структуру уже созданной ранее таблицы можно повторно вызвать конструктор нажатием клавиши на панели Объекты.

Ввод и просмотр данных

Ввод данных осуществляется в режиме таблицы. При вводе данных Access проверяет данные на соответствие установленным для полей таблиц и межтабличных связей ограничениям. Если вводимые данные не удовлетворяют заданным ограничениям, то Access при попытке сохранить недостоверные данные выдает сообщение об ошибках и не сохраняет такие данные в таблицах.

Ввод данных в поле объекта OLE

Откройте таблицу где есть поле OLE. Выберите запись для которой нужно добавить объект и щелкните в поле объекта OLE. Задайте команду Вставка/Объект, откроется диалоговое окно Вставки объекта. Выберите Создать из файла, нажмите на кнопку обзор и выберите необходимый объект. Можно установить флажок в поле Связь для того, чтобы документ не добавился в файл базы данных. Установите флажок В виде значка. Нажмите ОК.

Для открытия таблицы необходимо выбрать нужную таблицу в списке панели Объекты и нажать кнопку открыть. В появившеюся таблицу можно вводить данные.

Перемещения по таблицы осуществляется с помощью клавиш [Enter], [Tab], клавиш управления курсором.

Изменения внешнего вида таблицы

Изменение ширины столбца (высоты строки)

Установить указатель мыши на правой границе заголовка столбца (слева между записями) так, чтобы указатель принял форму горизонтальной (вертикальной) двунаправленной стрелки, затем нажать левую кнопку и перетащить границу вправо или влево (вверх или вниз).

Перемещение столбца

Метод перетаскивания.

Скрытие и отображение столбца

Щелкните в любой ячейки столбца и выполните команду Формат/Скрыть Столбцы. Для отображения Формат/Отобразить столбцы.


Закрепление столбца

Для того, чтобы он оставался на месте при горизонтальной прокрутке записей. Команда Формат/Закрепить столбцы. Для снятия фиксации команда Фомат/Освободить все столбцы.

Изменение шрифта символов

Формат/Шрифт.

Сортировка записей в таблице

Выберите столбец по значениям которого будет происходить сортировка и задайте команду Записи/Сортировка. Укажите вид сортировки По возрастанию или По убыванию.

Редактирование данных таблицы

Содержимое таблицы можно редактировать:

-изменять значения любого поля;

-удалять записи (Delete);

-добавлять новые записи.

Редактирование данных осуществляется в режиме таблицы.

Конспект вводного инструктажа 31

Проектирование БД

Прежде чем приступить к созданию БД, нужно разработать ее проект. Главное назначение проекта – это выработка четкого пути, по которому нужно следовать при ее реализации. Проектирование целесообразно начинать с разработки эскизов объекта, которые потребуются для получения результата. Затем необходимо установить связи между объектами и сформировать более конкретные требования на эти связи.

При разработке эскизов необходимо ответить на следующие вопросы:


  1. Какими данными мы располагаем.

  2. Какие таблицы необходимо создать.

  3. Какой тип данных должны иметь поля таблицы.

  4. Как эти таблицы будут связаны друг с другом.

  5. Какую информацию необходимо получить из форм и отчетов.

  6. Какие запросы необходимы для создания форм и отчетов.

  7. Нужны ли в запросах вычисляемые поля.

  8. Какие макросы могут быть созданы для автоматизации работы с БД.

Ключевое поле

        Ключевые поля устанавливаются в тех случаях, когда данные таблицы базы данных должны быть связанны с данными других таблиц. Ключевое поле должно однозначно определять каждую запись в таблице. Значение данных ключевого поля не повторятся.

        Ключевым может быть любое поле таблицы, если значение данных этого поля могут однозначно определить всю запись.

Первичный ключ бывает 3х типов:


  1. Счетчик – это ключ поля нумерации;

  2. Простой – это поле, содержащее уникальное значение, не может содержать повторяющиеся или пустые значения;

  3. Составной – создается, когда нельзя гарантировать уникальность каждого поля (состоит из нескольких полей).

Ключевое поле создаётся при описании свойств полей в Конструкторе таблиц. Для этого необходимо выделить необходимое поле или несколько полей и на панели инструментов щёлкнуть по соответствующей кнопке [K] или команда Правка/Ключевое поле.

Для удаления ключевого поля необходимо открыть таблицу в режиме конструктора, выделить ключевое поле и нажать на кнопку Ключ на панели инструментов.

Взаимосвязи в БД

Взаимосвязь выражает связь между 2мя множествами данных (таблицы).

Существует 3 типа взаимосвязей:

  1. «Один-к-одному» 1:1 одной записи в одной таблице соответствует одна запись в другой таблицы

ЛИЧНОСТЬ-ПАСПОРТ

  1. «Один-ко-многим» 1:М одной записе в одной таблице соответствует несколько зписей в др таблице

КЛИЕНТ-АВТОМОБИЛЬ

  1. «Многие-ко-многим» М:М нескольким записям в одной таблице соответствует несколько записей в др. таблице

  2. ПРОДАВЕЦ-ПОКУПАТЕЛЬ

Создание межтабличных связей

Связи между таблицами базы данных используются для поддержания целостности (т.е. непротиворечивости и достоверности) данных. Межтабличные связи не позволяют вводить в подчиненную таблицу значения внешнего ключа, которое отсутствует в множестве значений первичного ключа в главной таблицы. Обеспечивает каскадное удаление связанных записей – автоматическое удаление связанных записей из подчиненной таблицы при удалении записи из главной, обновляет записи в подчиненных таблицах при обновлении в главной.

        Для установления связей между таблицами необходимо выполнить следующие действия:


  • выполнить команду Сервис/Схема данных.

  • в открывшееся окно построителя схемы данных ввести главную и подчинённые таблицы;

  • связать таблицы по одинаковому полю. Для этого выделить в таблице первичный ключ и перетащите его на внешний ключ. Образовавшееся межтабличная связь отображается в окне Схема данных в виде линии, соединяющее два поля разных таблиц. Связь можно удалить, если выделить линию связи и нажать клавишу [Delete].

Для настройки свойств связи надо в окне Схема данных выделить линию, соединяющую поля двух таблиц и щелкнуть по ней павой кнопкой мыши. В появившемся окне сделать необходимые настройки.
Конспект вводного инструктажа 32

Настройка свойств полей таблицы

Задание маски ввода для полей таблицы

Маска ввода применяется для обеспечения целостности данных, контроля правильности ввода и помогает избежать ошибки при наборе. Маска облегчает ввод данных и определяет значения, которые можно вводить в поле.

Символы для задания маски ввода

Символ

Описание

0

Цифра, обязательность ввода

9

Цифра, необязательность ввода

#

Цифра, пробел, + , - , необязательность ввода

L

Буква A-Z, А-Я, обязательность ввода

?

Буква A-Z, А-Я, необязательность ввода


A

Буква или цифра, обязательность ввода

a

Буква или цифра, необязательность ввода

&

Любой символ или пробел, обязательность ввода

C

Любой символ или пробел, необязательность ввода

<

Перевод следующих символов в нижний регистр

>

Перевод следующих символов в верхний регистр

!

Ввод символов справа налево

Например для ввода номера телефона можно задать маску (000)-000-00-00

Задание условий на значение поля

Вводимые в поле значения должны удовлетворять заданному условию, например дата рождения сотрудника должна быть больше 1.10.1990. Для этого в поле условие отбора необходимо ввести <01/10/1990. Если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Access выведет сообщение об ошибке.

Задание формата вывода значения поля

Свойство Формат поля указывает форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Свойство Формат поля определяет только способ отображения данных. Оно не влияет на способ их сохранения.

Для полей Дата/Время, Числовой, Денежный, Логический предлагается набор встроенных форматов.

! - Выполняет выравнивание по левому, а не по правому краю.

[цвет] - Отображает отформатированные данные заданным цветом, название которого указано в скобках. Допустимые имена цветов: Черный (Black), Синий (Blue), Зеленый (Green), Бирюзовый (Cyan), Красный (Red), Лиловый (Magenta), Желтый (Yellow), Белый (White).


Примеры специальных текстовых и MEMO форматов.


Значение

Данные

Вид на экране

@@@-@@-@@@@

465043799

465-04-3799

>

фывапрол
ФЫВАПРОЛ
Фывапрол

ФЫВАПРОЛ
ФЫВАПРОЛ
ФЫВАПРОЛ

<

фывапрол
ФЫВАПРОЛ
Фывапрол

фывапрол
фывапрол
фывапрол

@;"Неизвестен"

Пустое (Null) значение

Неизвестен




Любой текст

Текст отображается так, как введен


Свойство Подпись

Свойство Подпись определяет текст, который выводится в подписях объектов в различных режимах. Этот текст выводится для таблицы или запроса в заголовке столбца в режиме таблицы, формы, отчета.



<< предыдущая страница   следующая страница >>