birmaga.ru
добавить свой файл

1

Раздел 19 — Обзор систем управления документацией

Содержание


  • Основная информация об обзоре систем управления документацией

  • Введение

  • Когда следует анализировать систему управления документацией

  • Как следует анализировать систему управления документацией

  • Инвентарные перечни документации

  • Документирование анализа

  • Внесение изменений в систему управления документации по результатам анализа

  • Другие соответствующие разделы Механизма оценки

  • Документы

Основная информация, которую следует помнить при обзоре систем управления документацией


  • По мере того, как ваша организация изменяется с течением времени, ее функции и документация, поддерживающая их, также могут изменяться. В ответ на эти изменения необходимо регулярно выполнять обзор вашей системы управления документацией.

  • Обзор проводится сотрудником по документации миссии в сотрудничестве с руководителями подразделений.

  • Обзор вашей системы управления документацией обеспечивает следующее: она охватывает всю вашу организацию; она отвечает своему назначению; и она отвечает вашим потребностям, потребностям ваших коллег, а также потребностям АРМС.

  • Для того, чтобы анализ имел смысл, принимайте меры в отношении выявленных проблем, чтобы укрепить слабые места.


Введение


Этот раздел Комплекта средств рассматривает вопросы анализа вашей системы управления документацией. Для этого есть две очень веские причины:

Организации непрерывно меняются

Они принимают на себя новые функции и обязанности, перестают выполнять другие, в организациях меняется распределение обязанностей, они проводят мелкие и крупные проверки и реорганизации. С течением времени это оказывает отрицательное влияние на управление документацией, поскольку имеется тесная связь между документацией и поддерживаемыми ею функциями и деятельностью. Если документация изменяется, мы должны быть уверены в том, что имеющаяся система управления документацией по-прежнему отвечает требованиям.

Система управления документацией должна помогать, а не мешать


Регулярный анализ вашей системы помогает обеспечить ее действенность, соответствие целям и назначению.

Подготовка к аудиту Управлением служб внутреннего надзора (УСВН) и другими подразделениями.

Термин «анализ» используется для описания внутреннего анализа офисом или департаментом-составителем документации. Термин «аудит» описывает анализ, выполняемый АРМС, другим Секретариатом или надзорным офисом, или другим внешним агентством, и не рассматривается в настоящем комплекте средств.

Когда следует анализировать систему управления документацией


Если ваша система управления документацией является новой, вы по мере ее внедрения и обучения персонала, возможно, вносите в нее небольшие изменения. Настоятельно рекомендуется выполнять официальный анализ состояния дел по истечении периода от шести месяцев до одного года, чтобы обеспечить соответствие системы (включая все небольшие изменения) потребностям всех заинтересованных лиц. Ваш первый анализ должен быть очень тщательным. Ваша цель заключается в обеспечении того, чтобы внедренная вами система управления документацией:

  • создавала и сопровождала документацию, которая нужна вам и вашему коллективу и/или департаменту в поддержку своей работы;

  • обеспечивала для вашей группы в частности и для ООН в целом подотчетность и прозрачность работы;

  • защищала чувствительную и жизненно важную информацию;

  • содержала простые и однозначные процедуры, которые могут и будут соблюдаться всем коллективом;

  • содержала положения относительно документально зафиксированного уничтожения документации, когда она больше не требуется.

Если ваша система управления документацией просуществовала определенное время, вы должны анализировать ее через каждые два года. Иногда проще выполнять каждый год анализ различных частей системы, так, чтобы это стало частью вашей текущей офисной работы, или при прогнозировании существенных изменений, например, при планировании внедрения ОКМ.

Как следует анализировать систему управления документацией


АРМС разработала Механизм оценки программ управления документацией, который вы можете использовать в качестве основы при проведении оценки своей системы управления документацией. Для проведения полного анализа вы можете воспользоваться всем набором средств механизма оценки, или сконцентрировать свое внимание на конкретных областях, и выбрать соответствующие разделы. Руководство содержит серию вопросов, на которые следует давать ответы «да» и «нет». Ответы «да» означают, что обеспечивается соблюдение рекомендуемых АРМС методов управления документацией. Если вы отвечаете «нет», вы должны сделать пометку о необходимости выявить причины этого. Запомните, что некоторые ответы «нет» будут даны вами, поскольку данный вопрос не имеет к вам отношения (например, потому что у вас нет аудиовизуальной документации), хотя могут иметься и другие причины и поэтому просмотр ваших пометок и принятие по ним мер поможет улучшить вашу систему.

Кроме того, также рекомендуется поговорить с вашими коллегами и выяснить, что они думают о работе системы управления документацией. Они являются конечными пользователями, которые разрабатывают и используют документацию, и поэтому у них могут быть ценные мнения относительно системы управления документацией.


Инвентарные перечни документации

Инвентарным перечнем документации называют перечень, в котором отражены все различные серии документации, создаваемой или используемой вашим коллективом или департаментом. Механизм оценки программы управления документацией требует составления графиков для документации на основании инвентарных перечней, а эти инвентарные перечни подлежат регулярному обновлению, поскольку система управления документацией должна отражать создаваемую документацию.


Создание инвентарного перечня для вашей текущей бумажной системы регистрации может быть выполнено относительно просто без привлечения на помощь коллег. В случае инвентарных перечней электронной и специальной документации вам может потребоваться узнать у других лиц, где находится вся эта документация, чтобы суметь ввести ее в перечень. Как бумажная, так и электронная и специальная документация для каждой регистрируемой серии, собираемая вами, должна включать следующую информацию:


  • Индивидуальный идентификатор (например, номер серии документации, или порядковый номер)

  • Наименование

  • Объем/количество (например, число ящиков, линейных метров и т.п.)

  • Носитель/формат (например, бумажный, электронный и т.п.)

  • Охватываемые даты (т.е. самая ранняя и поздняя даты документации в серии)

  • Подпадает ли под действие графика хранения документации?

  • Имеются ли какие-то заметки или рекомендации по уничтожению?

  • Имеются ли какие-то заметки или рекомендации по регистрации?

  • Документарная копия (т.е. ваш офис является «офисом-депозитарием документа») или дубликат?

  • Смежная документация

Запись этой информации в форме электронного документа или электронной таблицы поможет вам сравнить существующий план регистрации и графики уничтожения документации для выявления расхождений, недостатков, новых серий и т.п. АРМС подготовлены формы для инвентаризации документации в форматах Microsoft Word и Excel, которыми вы можете воспользоваться.


Документирование анализа

Документирование анализа позволяет получить доказательства проделанной работы, полученных выводов, и, оглядываясь назад, при проведении последующих анализов вы сможете определить улучшения, осуществленные в любых слабых местах. Важно заполнять и хранить вместе с комплектом средств и формами инвентаризации всю остальную документацию, имеющую отношение к вашему анализу. Если никакие изменения не требуются, документация является доказательством работы в соответствии с рекомендуемым опытом.

Внесение изменений в систему управления документации по результатам анализа


После того, как вы проведете свой анализ и все сопутствующие инвентаризации, наступает время выявления областей для совершенствования, если они имеются. Помните, нельзя все исправить сразу! При этом, однако, процесс анализа и его результаты предоставят вам бесценные данные в поддержку деятельности в тех областях, где требуются улучшение или развитие.

Некоторые вещи вы сможете изменить самостоятельно, однако другие потребуют помощи и поддержки со стороны ваших коллег или помощи со стороны АРМС. Этот Механизм оценки содержит большинство указаний и процедур, которые могут понадобиться вам при внесении изменений в вашу систему управления документацией.

Воспользуйтесь вашей документацией, заполненной при анализе, как основой для контрольного перечня остающихся дел, и затем разработайте рабочий план, содержащий перечисление необходимых дел с указанием последовательности их выполнения.

Другие соответствующие разделы Механизма оценки


Все разделы Механизма оценки имеют отношение к рассматриваемой теме

Документы

• Механизм оценки программ управления документацией (АРМС)