birmaga.ru
добавить свой файл

1

Раздел 8 — График хранения информации о миротворческих операциях (PORS)

Содержание


  • Основные положения Графика хранения информации о миротворческих операциях (PORS)

  • Введение

  • Что представляет собой график хранения

  • Применение графиков

  • Графики хранения документации и процедуры их осуществления

  • Другие соответствующие разделы Комплекта средств

  • Документы

  • Формы

  • Глоссарий

  • Часто задаваемые вопросы

Основные положения Графика хранения информации о миротворческих операциях (PORS)


  • Графики хранения — это всеобъемлющие инструкции, регламентирующие порядок распоряжения записями, обеспечивающие их хранение в течение необходимого периода с учетом их административного, налогового, юридического и исторического значения.

  • График хранения информации о миротворческих операциях (PORS) должен обязательно применяться всеми миротворческими миссиями, при этом он заменяет собой все графики хранения документации, ранее использовавшиеся в миссиях.

  • График хранения информации о миротворческих операциях (PORS) — единственное средство, регламентирующее уничтожение документации ООН в миссиях.

Введение


График хранения — это всеобъемлющие инструкции, регламентирующие порядок распоряжения документацией в течение периода, когда она имеет административное, налоговое, юридическое и исследовательское значение.

Оценка документации с целью принятия решения относительно необходимого срока ее хранения является ключевым элементом управления документацией, совместно с процедурами, обеспечивающими действия по этим решениям. Средством управления хранением документации являются графики хранения документации. Все миссии ООН обязаны внедрить утвержденный АРМС График хранения информации о миротворческих операциях (PORS). Он был разработан АРМС после интенсивных согласований с ДОПМ и официально утвержден УПВ и УСВН.

График хранения информации о миротворческих операциях (PORS) основан на функциональном анализе операций, управления и поддержки миссий, и содержит указания по хранению и уничтожению документации для 20 основных должностей полевых миссий ООН, а также отдельный график для Канцелярии Специального представителя Генерального секретаря (СПГС) и Канцелярии директора или главного администратора. Обязанности по каждой должности подразделены на серии документации. Серией документации называется группа документации, относящаяся к одному виду деятельности и, следовательно, для которой устанавливается один и тот же период хранения и одинаковые действия по уничтожению. PORS содержит ссылки на документ «Систематизация ведения документации полевых миссий миротворческих операций ООН», в котором описывается соотношение функций систематизации и графиков хранения документации.

Графики хранения документации являются бесценным средством, помогающим в управлении вашей документацией. Они обеспечивают следующие преимущества:


  • Обеспечивают наличие согласованного и единообразного стандарта для всех управлений, миссий и офисов ООН в отношении ценности и хранения документации

  • Помогают ограничить объемы документации, хранящейся в основных офисных помещениях и на серверах, обеспечивая экономию затрат на хранение, и высвобождая пространство для хранения новой документации или для других целей

  • Упрощают хранение и поиск информации благодаря выявлению дублирующей или ненужной документации для ее уничтожения (чем меньше объем материалов, в которых ведется поиск, тем быстрее этот поиск)

  • Допускают уничтожение документации на объекте миссии, экономя затраты на пересылку документов в Нью-Йорк и на хранение в АРМС

  • Обеспечивают выявление и защиту документации, требующей более продолжительного хранения
  • Выявляют документацию, потенциально требующую архивирования и регулярной отправки в АРМС, защищая тем самым ценный исторический материал



Что представляет собой график хранения


Графики хранения документации:

  • Номер графика — неповторяющийся идентификатор для каждого класса в графике

  • Название и темы серии документации

  • Указания по передаче для офиса-составителя

  • Указания по уничтожению

  • Примечания

  • Источник — основной источник указаний по уничтожению

  • Активный или не активный график, и дата начала действия

Первая часть графика хранения финансовой информации PORS приведена ниже.


Применение графиков


Применение Графика хранения информации о миротворческих операциях (PORS) является главной обязанностью вашего ответственного за управление документацией, который отвечает за уничтожение всей документации миссии и документирование процесса уничтожения всей документации. Вы должны следовать PORS, сохраняя свою документацию в течение заданного интервала времени, и обеспечивая ее доступность в течение всего периода хранения. Периоды хранения относятся к группам документации, т.е. к сериям документации, и применяются к информации, содержащейся в документации вне зависимости от носителя: бумага, компьютерный диск/лента, или иной формат. В отношении отдельного документа или папки период сохранения рассматриваться не должен.

Рекомендуется установить регулярный цикл анализа вашей документации (как минимум, ежегодный). Вы должны поставить целью, выявить ту документацию, в отношении которой необходимо выполнение действий, и осуществить эти действия. Вы будете выполнять одно или несколько из следующих действий:
  • перемещение документации в местные полуактивные хранилища (в местный архив)


  • уничтожение документации

  • перемещение документации в АРМС (либо в промежуточный архив или в постоянный архив)

Раздел Передача документации в АРМС ООН в настоящем комплекте средств содержит подробные указания по передаче документации в АРМС. Руководство также применимо к документации, перемещаемой вами в ваш местный архив. Раздел Уничтожение документации в настоящем комплекте средств содержит подробные указания по уничтожению той документации, в отношении которой АРМС дало вам разрешение на самостоятельное уничтожение.


Графики хранения документации и процедуры их осуществления


Каждая миссия должна разработать комплект процедур для обеспечения действенного внедрения Графика хранения информации о миротворческих операциях (PORS). Процедуры должны основываться на руководстве, содержащемся в этом разделе Комплекта средств. Если вам нужны дополнительные консультации или помощь, пожалуйста, свяжитесь с персоналом АРМС. Воспользуйтесь контрольным перечнем для проверки соответствия вашей системы стандартам АРМС.

Контрольный перечень: Внедрение графиков хранения документации

Графики хранения и процедуры по хранению документации должны включать:

  • Регулярный анализ документации на терминалах хранения папок и на дисках совместного и личного пользования с целью идентификации документации, с которой необходимо выполнение действий в рамках процесса хранения

  • Регулярный анализ документации офиса и графика хранения документации для проверки наличия в графике информации по всем сериям документации и обеспечения им соответствия периодов хранения и действий
  • Внедрение мер по передаче и уничтожению документации в соответствии со стандартами и руководящими указаниями АРМС



Другие соответствующие разделы Комплекта средств


  • Раздел 16 — Передача документации в АРМС ООН

  • Раздел 18 — Уничтожение документации

Документы


  • График хранения информации о миротворческих операциях (PORS) (АРМС, 2006 год)

  • Систематизация ведения документации полевых миссий миротворческих операций ООН (АРМС, 2006 год)

Формы


  • Форма запроса разрешения на уничтожение документации


Глоссарий


  • Промежуточные архивы: архивы, в которых АРМС хранит документацию, которая не должна храниться постоянно в качестве Архивов ООН. Такая документация, в конечном счете подлежит уничтожению.

  • Местный архив: архив, в котором миссия хранит документацию и которая не требуется для повседневной работы, но которая все равно должна храниться.

  • Бессрочный архив: документация и хранилище, в которых содержатся бессрочные архивы ООН, находящиеся на ответственном хранении у персонала АРМС.

  • График хранения: всеобъемлющие инструкции, регламентирующие порядок распоряжения документацией в течение периода, когда она имеет административное, налоговое, юридическое и исследовательское значение.


Часто задаваемые вопросы


Что такое график хранения документации?

График хранения документации является своего рода расписанием для документации. Он определяет, как долго вы и АРМС должны хранить их на разных стадиях жизненного цикла. Он также указывает, что следует делать с ними (например, передать в другое хранилище, архив или уничтожить). График организован по сериям документации, поскольку все документы одной серии имеют одинаковую ценность или, говоря иначе, после закрытия дела должны храниться в течение одного и того же времени.

Как можно получить график хранения?

АРМС разработала График хранения информации о миротворческих операциях (PORS) для использования в миротворческих миссиях. Остальные подразделения ООН должны обращаться к персоналу АРМС.

Как АРМС принимает решение о том, как долго должна храниться документация?

Работники АРМС являются специалистами в области управления документацией и они обладают опытом и профессионально подготовлены к работе с офисами, составляющим документацию, и принятию решений относительно того, как долго ООН требуется сохранять их документацию, а также о том, какие документы должны направляться в Архивы на постоянное хранение. АРМС учитывает при этом следующее:


  • Административную ценность (это значит, что документация необходима для повседневной деятельности)

  • Фискальное значение (для установления контрольного следа, документально отражая полученные, распределенные или потраченные денежные средства)

  • Юридическое значение (означает, что документация отражает права или обязанности Организации Объединенных Наций или ее штатных работников)

  • Исследовательское значение (документация важна по причине наличия в ней информации об Организации Объединенных Наций и ее деятельности, и является ценной для будущего анализа составителями программ, методик и документального оформления коллективного опыта Организации)