birmaga.ru
добавить свой файл

1
Информационная среда учебного заведения на основе технологий Google

Кадан Александр Михайлович доцент кафедры экономики филиала Государственного учреждения образования «Институт технологий информатизации и управления» Белорусского государственного университета в г.Гродно, кандидат технических наук, доцент, alexander.kadan@gmail.com



Рассмотрен подход к решению задачи создания корпоративной информационной среды учебного заведения, для которого характерны наличие распределенных ресурсов и схемы удаленного взаимодействия персонала, сотрудников и студентов. Предложена модель информационной среды, базирующейся на использовании Internet-служб компании Google. Описана схема ее реализации, основанная на возможности интеграции распределенных ресурсов и технологий их совместного использования на основе современных Internet-технологий и Служб Google для образовательных учреждений

Введение


Основным преимуществом применения современных Интернет-технологий в создании системы корпоративных взаимоотношений можно считать возможность интеграции распределенных ресурсов и технологий их совместного использования.

Примером организации, ресурсы которой распределены территориально, а для сотрудников наиболее приемлем режим удаленного взаимодействия, может являться филиал Института технологий информатизации и управления БГУ в г. Гродно. Его работа характеризуется наличием центрального офиса с немногочисленным штатом сотрудников, большого количества преподавателей-совместителей, занятых на основной работе, и значительного количества студентов заочной формы обучения, с которыми необходима постоянная связь.

Надо отметить также, что весьма немногие организации располагают штатом квалифицированных программистов, способных разрабатывать и совершенствовать программные компоненты информационной среды. Кроме того, разработка и поддержка такой среды требует постоянного расходования довольно значительных финансовых средств - от оплаты труда программистов и оплаты хостинга, до затрат на поддержку созданного программного обеспечения, его обновление и реализацию постоянно возникающих нововведений.

Выбор в пользу служб Google


Итак, в качестве основных целей разработки и использования корпоративной информационной среды филиала были выделены:

  • построение надежной коммуникационной среды для информирования сотрудников и студентов филиала;

  • использование общепринятых принципов взаимодействия (электронная почта) в рамках такой среды;

  • использование сайтов, сервисов и служб, характерных для работы учебного заведения;

  • минимизация затрат на разработку и поддержку такой среды.

При разработке проекта корпоративной информационной среды филиала ИТИУ было принято решение максимально уменьшить долю программных и технических компонент системы, создаваемых как собственными силами так и за счет собственных средств, а использовать бесплатные Интернет-сервисы и службы, предоставляемые компанией Google [1].

Аргументами в пользу выбора Google Services оказались: возможность постоянного доступа к данным независимо от местонахождения пользователя; поддержка крупнейшей Интернет-компании; отсутствие собственной службы технической и программной поддержки; бесплатность предоставляемых услуг; наличие стандартных сервисов, реализующих базовые бизнес-процессы организации - электронная почта, поддержка расписания работы и календарей, средства совместной подготовки документов, службы объявлений и обмена новостями.

Службы Google для учебных заведений

Компания Google предлагает три версии Служб Google, которые, за счет интеграции и технической поддержки по разумной цене, соответствуют потребностям различных организаций - предприятий малого бизнеса, больших корпораций или учебных заведений [1]. Это - базовый пакет, профессиональный пакет и службы для учебных заведений. Отличительной особенностью последних является бесплатное использование, наличие широкого круга приложений (гаджетов), бесплатной электронной почты с неограниченным количеством почтовых ящиков, расписания использования ресурсов и конференц-залов, мобильного доступа к ресурсам, API для интеграции с существующей инфраструктурой организации, предполагающего поддержку системы единого входа, обеспечение пользователей и управление ими, управление почтовым шлюзом, инструменты для миграции электронной почты.


Ключевым моментом при переходе на использование служб Google является перенос электронной почты на сервис электронной почты Gmail. Инструменты для миграции электронной почты позволяют легко перенести почту пользователей с собственного сервера организации на сервер Google. С момента перевода на сервис Gmail электронная почта не требует расходов на содержание и обслуживание сервера, а Google гарантирует бесперебойную работу почтовой системы и эффективную фильтрацию спама.

Сервис общения с помощью мгновенных сообщений Google Talk интегрирован с электронной почтой Gmail. Вся история чата хранится в почтовом ящике, и всегда можно найти нужную информацию с помощью удобных средств поиска. Google Talk позволяет обмениваться текстовыми сообщениями, разговаривать, как по телефону, пересылать файлы и оставлять сообщения на «автоответчике».

Служба Google Документы позволяет работать с текстовыми, табличными документами и презентациями непосредственно в окне браузера. С помощью этого сервиса можно не просто сэкономить на покупке обычного офисного пакета (что пока не слишком актуально для условий РБ), но полностью перестроить свою работу с документами. Все важные документы, которые необходимо иметь под рукой (текущая работа, курсовые, рефераты, резюме) можно хранить в сети, редактировать с любого компьютера, легко отправлять по электронной почте. Но главное — это возможность совместной работы с документами: например, студент может пригласить своего научного руководителя посмотреть очередную главу диплома, а тот - оставить свои комментарии и исправления, которые студент увидит сразу после внесения изменений.

Служба Google Календарь - это календарь и планировщик событий, по возможностям и интерфейсу схожий с календарем Microsoft Outlook. С его помощью деканат, например, может сделать календарь сессий по специальностям и курсам. Для добавления события в такой календарь достаточно указать дату, место, время проведения мероприятия (учебного занятия, экзамена или зачета), нажать кнопку «Создать мероприятие», и через несколько минут эта информация станет доступной для всех студентов - каждый из них получит соответствующее уведомление по электронной почте.


Служба сайты Google предоставляет доступный и легкий способ создания веб-страниц и совместной работы над ними. Характерными особенностями службы являются: простое создание сложных веб-страниц с использованием визуального редактора; единая система хранения всей необходимой информации; управление правами на просмотр и изменение опубликованной информации.

Модель корпоративной информационной среды филиала


В конце 2008 года начаты работы по созданию корпоративной информационной среды филиала. С компанией «Деловая сеть» заключен договор на предоставление хостинга, согласно которому филиал располагает дисковым пространством в 1ГБ и неограниченным трафиком. Приобретено доменное имя itim.by.

В качестве компонентов корпоративной информационной среды рассматриваются (см.рис.2):

  • коммерческая программная платформа для автоматизации web хостинга – Parallels Plesk [2]. Значительным преимуществом Plesk является простое обслуживание, не требующее большого администраторского опыта для установки параметров сервера. Является многоплатформенным решением, которое упрощает и автоматизирует задачи администрирования UNIX и Windows серверов. Позволяет управлять хостинговыми сетевыми сервисами - DNS, Mail, FTP и SQL и др.;

  • информационный сайт филиала. Реализован на базе свободно распространяемой CMS Joomla! [3]. Используется для представления официальной информации о филиале, его сотрудниках, составе кафедр филиала, учебных специальностях и образовательных проектах. Является также официальной доской объявлений филиала и средой для доступа к остальным компонентам корпоративной информационной среды;
  • среда хранения и представления учебно-методических материалов, реализованная на базе LMS Moodle [4]. В дальнейшем, по мере развития образовательных услуг филиала, внедрения новых педагогических технологий и форм обучения, предполагается ее использование по прямому назначению – в качестве среды дистанционного обучения.


  • Средства электронных коммуникаций и оперативного представления информации, включающие:

  • Электронную почту филиала, реализованную на основе службы Gmail. Электронная почта, наряду с информационным сайтом филиала, рассматривается как основная среда коммуникации для информирования слушателей о ходе учебного процесса и предоставления им необходимых методических материалов (вопросы к экзаменам и зачетам, требования к госэкзаменам, выполнению контрольных и курсовых работ). Также наличие электронной почты является необходимым требованием к использованию LMS Moodle и основным средством взаимодействия студентов и преподавателей при ее использовании. Первым ощутимым эффектом от использования электронной почты стало существенное уменьшение расходов на распечатку и персональную раздачу печатных материалов слушателям.

  • Электронное расписание филиала, реализованное в форме специального сайта на основе служб Сайты Google и Google Календарь. Расписание готовится средствами Microsoft Outlook, а затем экспортируется в службы Google Календарь.



Рис. 1. Компоненты корпоративной информационной среды


  • Специальный сайт на основе технологии Сайты Google для представления расписания преподавателям и слушателям филиала;

  • Персональные календари преподавателей и студентов – средство для планирования работы. Информация о проводимых учебных и прочих мероприятиях, отмеченных в расписании филиала или других доступных календарях, может быть экспортирована в персональные календари;
  • Службу совместной разработки и использования документов Google Docs. В качестве примера эффективного использования данного сервиса можно привести совместную работу по информационному обеспечению проведения данной конференции – подготовку списков зарегистрированных участников, представленных докладов, программы конференции.


  • Электронная библиотека филиала, содержащая электронные книги в форматах PDF и DjVu по направлениям подготовки слушателей. Из-за большого объема дискового пространства, требуемого для хранения электронных книг, филиал вынужден использовать внешний хостинг.

  • Внутренняя информационная база филиала, включающая базу данных (формат Microsoft Access) о структуре учебных планов, слушателях и их успеваемости, а также базу нормативных документов (форматы Microsoft Word, Microsoft Excel), регламентирующих организацию и ход учебного процесса.

Организация доступа и информационного наполнения среды


Поскольку доступ к ресурсам корпоративной информационной среды (учебной информации на сайте дистанционного образования, службам Google) требует прохождения процедуры авторизации, то была проведена предварительная ознакомительная и разъяснительная работа с сотрудниками и студентами филиала. Каждый сотрудник и студент получил у методиста своей кафедры персональную карточку пользователя, которая содержит логин и пароль пользователя, адрес его электронной почты, а также список доступных ресурсов с указанием их URL-адресов.

К настоящему времени все преподаватели и сотрудники филиала (54 человека) и все студенты первого курса (234 человека) зарегистрированы для работы со службами Google, использования LMS Moodle и информационного сайта филиала.

Как и в большинстве информационных систем, важной проблемой является традиционная проблема обеспечения единого входа в систему (SSO – Single Sing-On), обычно решаемая путем создания Службы каталогов и использования протокола LDAP. Для обеспечения единого входа в информационную среду, использующую службы Google, согласно рекомендациям компании, используется SSO-сервис, основанный на SAML (Security Assertion Markup Language) – XML-подобном языке.

В направлении реализации информационной политики филиала на Сайте Дистанционного Обучения (http://itim.by/sdo) сформированы разделы учебных дисциплин, читаемых на 1-х курсах всех специальностей. Общее количество разделов - более 70. Первоначальное их наполнение методическими материалами (рабочие программы курсов и вопросы к экзаменам и зачетам) произведено методистами кафедр.


Рис.2. Взаимодействие компонент корпоративной информационной среды


Преподаватели, за которыми эти дисциплины закреплены в рамках учебной нагрузки, имеют возможность не только контролировать процесс информационного наполнения указанных разделов сайта ДО, но и самостоятельно размещать в них необходимые материалы.

Силами работников деканата ведется формирование контента информационного сайта, заполнение локальной базы и формирование электронного расписания. Расписание готовится в среде MS Outlook, а затем публикуется на специальном сайте, разработанном по технологии «Сайты Google».

Направления дальнейшей работы


При всех преимуществах использования готовых сервисов компании Google, они не могут решить все проблемы. Одной из существенных проблем является администрирование ресурсов, предоставленных организации на серверах Google. При наличии значительного числа пользователей (к примеру, более 600 студентов) работа с отдельными почтовыми учетными записями становится не эффективной. Также в базовом пакете сервисов Google не представлены средства сбора статистики о работе организации и средства ее анализа.

Кроме того, в предоставляемых стандартных решениях не могут быть реализованы характерные для организации запросы к данным и формы отчетов. Одной из таких задач является подготовка и публикация расписания занятий в различных разрезах.

Для решения задач подобного рода целесообразно написание собственных приложений как с использованием Google API и интеграция его с используемыми инструментами от Google, так и в средах офисных пакетов. Работа по разработке собственных API продолжается и обещает быть весьма плодотворной и интересной.

Заключение

Как показывает опыт организаций, использующих в своей работе систематизированные процессы по внедрению и использованию современных компьютерных информационных технологий, комплексное их применение позволяет поднять на новый уровень процессы управления за счет использования прогрессивных методов корпоративного взаимодействия.


Список литературы


  1. Службы Google для учебных заведений [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.google.com/a/help/intl/ru/edu/index.html. – Дата доступа: 01.04.2009.

  2. Официальнй сайт проекта Parallels Plesk [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.parallels.com. – Дата доступа: 01.04.2009.

  3. Официальнй сайт проекта Joomla [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.joomla.org. – Дата доступа: 01.04.2009.

  4. Официальнй сайт проекта Moodle [Электронный ресурс] – режим доступа: http://moodle.org. – Дата доступа: 01.04.2009.

  5. Информационный сайт филиала ГУО “Институт технологий информатихаии и управления” БГУ в г.Гродно [Электронный ресурс] – режим доступа: http://itim.by. – Дата доступа: 01.04.2009.